Cheltuielile cu sediul PFA-ului: când le poți deduce și ce intră aici

Lucrezi de acasă sau ți-ai luat un birou mic și te întrebi dacă chiria, curentul sau scaunul nou pot scădea taxele PFA-ului. Pot, dar numai în anumite condiții. Totul depinde de un singur lucru: dacă activitatea ta e declarată oficial la adresa respectivă. Mai jos afli ce înseamnă asta, ce documente îți trebuie și ce cheltuieli intră la deducere.

Sediul social și sediul cu activitate nu sunt același lucru

Sediul social e adresa oficială a PFA-ului. Acolo primești corespondența, dar nu trebuie neapărat să și lucrezi acolo. Mulți freelanceri au doar sediu social și lucrează online, la client sau din alte locuri.

Sediul cu activitate e adresa la care activitatea ta e declarată oficial. Doar aici cheltuielile cu spațiul pot fi deduse.

De unde știi ce ai? Uită-te în Certificatul Constatator (documentul emis de Registrul Comerțului, ONRC, cu datele PFA-ului tău). Dacă scrie că activitatea se desfășoară la sediu sau la un punct de lucru, ești în regulă. Dacă scrie că activitatea se desfășoară în afara sediului, cheltuielile cu spațiul nu se deduc.

Dacă folosești găzduirea de sediu SOLO, ai doar sediu social. Cheltuielile cu locuința sau biroul în care lucrezi efectiv nu se pot deduce până nu declari activitatea acolo.

Ești PFI (de exemplu medic, psiholog sau avocat)? Regulile diferă în funcție de profesie. Scrie-ne și îți spunem ce documente ne trebuie în cazul tău.

De ce documente ai nevoie ca să deduci cheltuielile cu sediul

Ca să înregistrăm o cheltuială cu sediul, avem nevoie de trei lucruri:

1. Dovada că activitatea e declarată la adresă: Certificatul Constatator sau dovada punctului de lucru.
2. Contractul pentru spațiu: contract de închiriere sau de comodat (împrumut gratuit al spațiului), încheiat pe PFA. Dacă locuința e a ta, actul de proprietate.
3. Factura și dovada plății pentru fiecare cheltuială.

Facturile de la furnizori din România le preluăm automat din SPV, prin e-Factura. Restul documentelor ni le trimiți tu. Pașii îi găsești în Cum adaugi cheltuieli în contul SOLO.

Ce cheltuieli cu sediul poți deduce

Chiria

Chiria pentru spațiul în care lucrezi se deduce pe baza contractului încheiat pe PFA. Dacă proprietarul e persoană fizică, ai și câteva obligații în plus: reții impozitul pe chirie și depui declarațiile D100 și D205. Detaliile sunt în D100 și D205: ce faci dacă plătești chirie unei persoane fizice ca PFA.

Utilitățile și întreținerea

Curentul, gazul, apa, salubritatea și întreținerea la bloc se deduc. Cât anume depinde de cum folosești spațiul:

• Spațiu folosit doar pentru activitate (de exemplu un birou închiriat): le deduci integral.
• Locuință în care și stai: deduci automat 50% din cheltuieli. Exemplu: dacă factura de curent e de 300 de lei, deduci 150 de lei.

Contează și pe numele cui e factura:

• Curentul, gazul și întreținerea se deduc chiar dacă facturile nu sunt pe PFA, de exemplu dacă sunt pe numele proprietarului.
• Internetul se deduce doar dacă abonamentul e pe PFA. Dacă e pe numele tău ca persoană fizică, cere furnizorului să-l treacă pe datele PFA-ului.

Mobilierul și echipamentele pentru birou

Biroul, scaunul, rafturile sau lampa se deduc dacă le folosești pentru activitate. Contează valoarea fiecărui bun:

• Sub 5.000 de lei (pentru achizițiile din 2026): îl deduci integral, în anul în care l-ai cumpărat.
• 5.000 de lei sau mai mult: se deduce treptat, prin amortizare (împărțirea costului pe mai mulți ani). Detaliile sunt în Amortizare cheltuieli.

Reparațiile la spațiul de lucru

Reparațiile curente la spațiul de lucru (zugrăvit, înlocuit o priză sau o ușă) se deduc. Dacă spațiul e și locuința ta, deduci 50% din cost, la fel ca la utilități.

Ce nu poți deduce

• Cheltuielile cu un spațiu în care activitatea nu e declarată, chiar dacă lucrezi efectiv acolo.
• Partea din locuință pe care o folosești personal.
• Mobilierul și obiectele folosite de familie, de exemplu canapeaua din sufragerie sau mașina de spălat.
• Cumpărarea locuinței.
• Cheltuielile fără contract sau fără dovada plății.
• Cheltuielile cu factura pe numele altcuiva, nu pe PFA. Singura excepție sunt curentul, gazul și întreținerea, când facturile sunt pe numele proprietarului.

Înainte să declari activitatea acasă, întreabă cât te costă impozitul pe clădire

Când îți declari activitatea în locuință și deduci utilitățile pe PFA, partea din casă folosită pentru activitate poate fi impozitată ca spațiu nerezidențial (folosit în scop economic, nu doar pentru locuit). Impozitul pe acea parte poate crește.

Înainte să declari activitatea acasă, întreabă la Direcția de Impozite și Taxe Locale (de la primăria de care aparține locuința ta) două lucruri: de când s-ar schimba impozitul și cât ar fi noul impozit. Apoi fă un calcul simplu: cât câștigi din deducere și cât plătești în plus la impozitul pe clădire.

Concluzie

Poți deduce chiria, utilitățile, mobilierul și reparațiile doar pentru un spațiu în care activitatea PFA-ului e declarată oficial. Ai nevoie de contract, facturi și dovada plății. Dacă lucrezi de acasă, deduci doar o parte din cheltuieli și verifici întâi impozitul pe clădire. Dacă nu știi sigur cum e la tine, scrie-ne înainte să încarci documentele.