Cheltuielile de transport și cazare: când sunt deductibile pentru PFA-ul tău

Cuprins:

E vară, ai bilete spre Grecia și te întrebi dacă poți trece costurile pe PFA. Răspunsul depinde de un singur lucru: de ce te duci acolo, nu de destinație. Dacă mergi la un client, la o conferință din domeniul tău sau pentru un proiect concret, cheltuielile de transport și cazare sunt deductibile. Dacă mergi în vacanță — chiar dacă îți iei laptopul în bagaj și trimiți un email de pe plajă — nu sunt. Iată exact cum faci diferența și ce documente ai nevoie.

Când e deductibilă o deplasare

O deplasare devine cheltuială deductibilă dacă:

• are legătură directă cu activitatea din codul tău CAEN (codul care definește tipul de activitate autorizat al PFA-ului tău)
• ai documente justificative care dovedesc scopul profesional
• deplasarea nu este în scop personal sau de agrement

Exemple concrete: mergi la un client, participi la o conferință din domeniul tău, te deplasezi pentru un proiect.

Așa da / Așa nu

Așa da — deductibil:

• Zbori la Atena pentru o conferință din domeniul tău, cu invitație sau agendă și factura de avion emisă pe PFA
• Te duci la un client în alt oraș pentru două zile, dormi la hotel, ai factură pe datele complete ale PFA-ului
• Participi la un curs de formare profesională în alt oraș, cu dovada înscrierii

Așa nu — nedeductibil:

• Pleci în vacanță în Grecia cu familia și lucrezi o oră de pe plajă — deplasarea rămâne personală, nu profesională
• Mergi la un city break sau la o nuntă și ceri factura pe PFA doar ca să deduci cazarea
• Duci un însoțitor fără legătură cu activitatea ta și îi deduci biletul sau camera

Ce cheltuieli deduci

Transport

• Bilete de avion, tren, autocar — pe bază de factură emisă pe numele PFA-ului tău
• Combustibil — bon fiscal cu CUI-ul PFA-ului tău (pentru sume sub echivalentul a 100 EUR) sau factură pe PFA (pentru sume peste această limită)
• Taxi și ride-sharing — bon sau factură pe PFA

Cazare

• Factură de la hotel, emisă pe datele tale de PFA: nume complet, CUI, sediu social
• Dacă rezervi prin Booking sau Airbnb, documentul generat de platformă nu este o factură fiscală. Trebuie să ceri factura direct de la gazdă, pe datele PFA-ului tău, înainte de check-out. Asigură-te dinainte de a confirma vacanța că gazda va putea emite factura pe PFA. 

Ce documente îți trebuie

Regula generală: documentul trebuie să conțină datele complete ale PFA-ului tău (nume, CUI, sediu social). Un bon simplu sau o factură pe CNP nu sunt suficiente pentru a justifica deducerea.

Ce nu se deduce

• Vacanțele personale — chiar dacă ai lucrat câteva ore în acea perioadă
• Cheltuielile pentru însoțitori 
• Cazarea sau transportul fără factură pe CUI — bonul simplu sau factura pe CNP nu sunt suficiente
• Diurna — este un beneficiu pe care angajatorul îl acordă angajaților în deplasare. Nu există diurnă pentru PFA.

Cum încarci cheltuiala în SOLO

Dacă furnizorul este român și a încărcat factura în e-Factura (sistemul național de facturare electronică), SOLO o preia automat — nu trebuie să faci nimic.

Dacă furnizorul este străin (de exemplu, o companie aeriană externă), încarci factura manual în contul tău SOLO, la secțiunea Cheltuieli.

Concluzie

Criteriul care contează este scopul deplasării, nu destinația. O călătorie în străinătate pentru un proiect real este deductibilă. O vacanță cu laptop în bagaj nu este.

Dacă ai o situație specifică și nu ești sigur cum o încadrezi, scrie-ne direct din cont.