Ce faci când un furnizor străin nu trece datele PFA-ului pe factură

Plătești Google Ads, un abonament de stocare sau comisioanele unui cont Wise de pe cardul PFA-ului. Încarci factura în SOLO și primești înapoi motivul „Factura/bonul nu este pe PFA”. Furnizorul îți spune că nu poate corecta factura sau că platforma nu are un câmp pentru CUI ori pentru codul de TVA. Mai jos afli de ce respingem astfel de facturi, ce documente nu schimbă decizia și ce poți face ca facturile următoare să fie acceptate.

De ce respingem o factură străină fără CUI sau fără cod de TVA

Ca să înregistrăm o cheltuială pe PFA, factura trebuie să conțină datele PFA-ului: denumirea, adresa sediului și codul de identificare. Regula generală e explicată în răspunsul despre ce trebuie să conțină o factură ca să fie deductibilă.

Pentru serviciile cumpărate din străinătate mai e nevoie de un element: codul de TVA intracomunitar (codul VIES, separat de CUI). Pe factura de achiziție trebuie să apară acest cod, iar TVA-ul trebuie să fie 0%. Tu plătești apoi TVA-ul în România, prin declarația 301, iar noi o depunem pentru tine. Detaliile sunt în articolul despre declarația D301 și ce face SOLO pentru tine.

Dacă factura are denumirea și adresa PFA-ului, dar nu are CUI-ul, o considerăm emisă pe persoană fizică. Nu o putem înregistra la cheltuieli.

Documentele suplimentare nu înlocuiesc factura corectă

Dacă furnizorul refuză să reemită factura, e firesc să încerci să completezi dosarul cu alte acte. Pentru o factură fără datele PFA-ului, niciunul dintre documentele de mai jos nu schimbă decizia:

Nici nu poți prelua tu răspunderea pentru o astfel de cheltuială. Lipsa datelor PFA-ului face documentul neconform, iar asta nu se rezolvă cu o declarație pe propria răspundere.

Cum faci ca facturile următoare să fie acceptate

Dacă ai cheltuieli recurente cu un furnizor străin (publicitate online, software, stocare), merită să obții codul de TVA intracomunitar. Pașii arată așa:

1. Scrie-ne că vrei codul de TVA intracomunitar și pentru ce furnizor ai nevoie de el.
2. Așteaptă emiterea codului. Noi depunem cererea la ANAF, de obicei prin declarația D700, iar procesul poate dura până la 30 de zile. Pașii sunt descriși în cum obții codul de TVA intracomunitar pentru PFA.
3. Adaugă codul în contul tău de la furnizor, la rubrica „VAT number” sau echivalentă, ca să apară pe facturile următoare.
4. Încarcă lunar facturile în contul SOLO, la Cheltuieli.
5. Lasă-ne pe noi să depunem lunar declarația 301, prin care plătești TVA-ul aferent în România.

Dacă vrei să înțelegi pe larg rolul codului, citește ce face codul de TVA intracomunitar și când îl folosești ca PFA.

Situații frecvente

Furnizorul ți-a facturat cu TVA, apoi a emis o corecție

Unii furnizori facturează întâi cu TVA-ul țării lor, iar după ce le dai codul de TVA intracomunitar emit o factură de corecție pe minus. Încarcă în SOLO ambele documente, factura inițială și corecția. Noi înregistrăm ca cheltuială doar suma netă rămasă, fără TVA, și declarăm TVA-ul în România prin D301.

Platforma nu are câmp pentru codul de TVA

Unele platforme nu permit adăugarea codului de TVA în cont. Încarcă oricum factura în SOLO, iar colegii noștri o analizează. Dacă nu o putem înregistra, te contactăm.

Pe scurt

O factură de la un furnizor străin trebuie să aibă datele complete ale PFA-ului și, pentru achizițiile de servicii din străinătate, codul de TVA intracomunitar. Dacă lipsesc, nu o putem înregistra, iar actele adăugate ulterior nu schimbă asta. Ca să nu se repete, obține codul de TVA intracomunitar și trece-l în contul de la furnizor. Dacă nu știi cum se aplică regula la factura ta, scrie-ne.