De ce s-a respins cheltuiala și ce trebuie să faci?

Cuprins:

Gestionarea corectă a cheltuielilor te ajută să beneficiezi de deduceri fiscale și să ai o evidență financiară clară. Îți explicăm mai jos cele mai frecvente motive pentru care o cheltuială poate fi nevalidată în SOLO și ce ai de făcut pentru fiecare.

Alege mai jos categoria motivului afișat în cont, ca să vezi exact ce ai de făcut.

Probleme cu documentul încărcat

Imagine neclară

Calitatea sau extensia imaginii nu ne permite să vedem date importante — datele furnizorului, numărul facturii, data facturii sau detalii despre articol. Momentan, aplicația nu poate citi imagini în format .heic.

Ce trebuie să faci? Încarcă o imagine mai clară a documentului. Dacă imaginile sunt în format .heic, modifică setările camerei telefonului pentru format .jpg și încarcă-le din nou.

Informații incomplete (CUI furnizor, nume furnizor, data)

Din imaginea încărcată lipsesc informații esențiale: numele furnizorului, CUI-ul furnizorului sau data de emitere.

Ce trebuie să faci? De cele mai multe ori, informațiile lipsesc pentru că documentul nu e cuprins integral în poză. Încarcă din nou cheltuiala, asigurându-te că toate cele trei informații sunt vizibile.

Prea multe documente în fișier

Sistemul atribuie o singură cheltuială (o singură intrare în registre) fiecărui document încărcat.

Ce trebuie să faci? Încarcă câte un singur document pentru fiecare cheltuială.

Nu se vede data achiziției

Cel mai frecvent apare când încarci o poză cu un bon care nu cuprinde data achiziției — informație obligatorie pentru înregistrarea corectă.

Ce trebuie să faci? Verifică bonul; dacă data lipsește sau e ilizibilă, încarcă o poză cu documentul complet.

Document duplicat, a mai fost încărcat o dată

Cheltuiala a fost deja înregistrată, dar documentul a fost încărcat de mai multe ori. O găsești deja la Cheltuieli.

Ce trebuie să faci? Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul din listă.

Documentul nu e pe numele PFA-ului

Factura/bonul nu este pe PFA

Documentul justificativ trebuie să conțină datele PFA-ului tău: CUI/VAT, numele PFA-ului și adresa sediului social.

Ce trebuie să faci? Dacă factura e emisă pe numele tău, nu poate fi înregistrată la cheltuieli. Discută cu furnizorul să îți emită factura cu datele PFA-ului, apoi încarcă documentul corect.

Trebuie factura pe PFA pentru bonul fiscal/chitanța/OP

Poți întâlni acest motiv în câteva situații: ai încărcat doar un extras de cont sau o chitanță (dovedesc plata, dar nu justifică cheltuiala), sau bonul fiscal depășește 100 de euro (peste acest prag, bonul nu mai e suficient pentru deducere).

Ce trebuie să faci? Solicită o factură cu datele PFA de la furnizor și încarc-o în cont.

Nu este document fiscal

Cheltuielile trebuie justificate mereu cu un document fiscal (factură, bon). Nu pot fi înregistrate: confirmări de comandă/plată, bonuri nefiscale, chitanțe POS, screenshot-uri din email sau aplicații.

Ce trebuie să faci? Solicită o factură cu datele PFA de la furnizor și încarc-o în cont.

Cheltuiala nu e deductibilă

Nedeductibilă cu activitatea PFA-ului

Pentru a fi deductibile, cheltuielile trebuie făcute în scopul de a genera venit pentru PFA-ul tău. Cheltuielile cotidiene — haine, mâncare, băuturi, călătorii de recreere, vizite medicale, medicamente — nu pot fi deduse. La fel, asigurările de viață, amenzile și impozitele.

Ce trebuie să faci? Uneori contextul activității schimbă lucrurile: dacă o cheltuială te-a ajutat să îți crești veniturile pe PFA, scrie-ne și spune-ne cum a fost utilă — analizăm fiecare caz individual. De exemplu, mâncarea nu e deductibilă pentru content creators, în general, dar dacă ai un blog culinar și faci tutoriale de rețete, ingredientele folosite pentru conținut pot fi deductibile (cele pentru consum propriu, nu).

Nedeductibilă pentru sediul social

Cheltuielile cu spațiul de lucru se deduc doar dacă ai activitatea declarată la sediu sau la punctul de lucru. Pentru PFA, ai nevoie de un Certificat Constatator care menționează asta; pentru PFI (ex: medic), ai nevoie de un cabinet autorizat de Colegiul Medicilor.

Declararea unui spațiu pentru activitate economică poate crește impozitul pe imobil — discută cu Direcția Generală de Impozite și Taxe Locale înainte să decizi.

Ce trebuie să faci? Dacă ai activitatea declarată în spațiul în care lucrezi, trimite-ne documentele justificative și îți înregistrăm cheltuiala.

Documente suplimentare necesare

Te rog încarcă și polița de asigurare sau contractul

Pentru cheltuieli ca asigurările (malpraxis, sănătate) sau pensiile private, avem nevoie și de poliță/contract de aderare, nu doar de dovada de plată.

Ce trebuie să faci? Dacă ai încărcat doar dovada plății, încarcă și polița de asigurare, respectiv contractul de aderare.

Te rog încarcă și dovada de plată

La fel ca mai sus — pentru asigurări sau pensii private avem nevoie și de poliță/contract, și de dovada de plată.

Ce trebuie să faci? Dacă ai încărcat doar polița sau contractul, încarcă și dovada plății.

Te rog dă-ne mai multe detalii despre serviciu/produs

Dintr-o factură nu ne dăm seama mereu ce produs sau serviciu ai achiziționat — și fără această informație nu putem stabili deductibilitatea, procentul sau categoria corectă.

Ce trebuie să faci? Scrie-ne despre ce ai achiziționat și cum te ajută în activitatea PFA. Dacă factura menționează un contract, deviz sau anexă, trimite-ni-le și pe acestea.

Cheltuiala e deja procesată prin e-Factura

Vom procesa în curând echivalentul din e-Factura

De la 1 iulie 2024, pentru a deduce cheltuieli de la furnizori din România, factura trebuie să ajungă și în SPV-ul tău, nu doar fizic la tine. Preluăm automat facturile din SPV și le înregistrăm la câteva zile după primire.

Ce trebuie să faci? Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul încărcat — ne ocupăm noi de tot.

Cheltuială înregistrată prin sistemul e-Factura

Primești acest motiv când cheltuiala încărcată a fost deja înregistrată automat, prin e-Factura. O găsești la Cheltuieli.

Ce trebuie să faci? Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul.

Concluzie

Dacă o cheltuială a fost respinsă, cel mai probabil lipsește o informație esențială sau nu se încadrează în categoria cheltuielilor deductibile pentru PFA. Pentru a evita astfel de situații: verifică documentele justificative înainte de a le încărca, asigură-te că bonurile și facturile conțin toate elementele obligatorii (data, detaliile furnizorului, obiectul achiziției), și, dacă ai îndoieli, scrie-ne pentru clarificări.