Cuprins:

Gestionarea corectă a cheltuielilor este esențială pentru a beneficia de deduceri fiscale și pentru a menține o evidență financiară clară. În acest articol, îți explicăm cele mai frecvente motive pentru care o cheltuială poate fi nevalidată în SOLO și ce poți face pentru a te asigura că documentele tale sunt corecte și acceptate.

 

Alege motivul de revizuire 

Imagine neclară

Calitatea sau extensia imaginii nu ne permite să vizualizăm sau să înțelegem date importante pentru înregistrarea cheltuielii, precum datele furnizorului, numărul facturii, data facturii ori detalii despre articol.

Momentan, aplicația noastră nu poate vizualiza imaginile în format .heic. 

Ce trebuie să faci? 

Încarcă o imagine mai clară a acestui document. 

Dacă imaginile au fost în format .heic, modifică setările camerei telefonului pentru a putea obține imagini cu extensia .jpg și încarcă-le din nou. 

 

 

Informații incomplete (CUI furnizor, nume furnizor, data) 

În această situație, din imaginea încărcată lipsesc informații esențiale: 

• Numele furnizorului 
• CUI-ul furnizorului sau
• Data de emitere

 

Ce trebuie să faci? 

De cele mai multe ori, ele  pot lipsi când documentul nu este cuprins în poză. Încarcă din nou cheltuiala și asigură-te că toate informațiile de mai sus sunt prezente în imagine. 

 

 

Prea multe documente în fișier

Sistemul nostru atribuie o singură cheltuială (deci, o singură intrare în registre) fiecărui document încărcat. 

 

Ce trebuie să faci? 

Încarcă câte o singură cheltuială în fiecare document. 

 

 

Factura/bonul nu este pe PFA

Este obligatoriu ca un document justificativ pentru cheltuieli să conțină datele PFA-ului tău: 

• CUI/VAT-ul PFA-ului
• Numele PFA-ului 
• Adresa sediului social

 

Ce trebuie să faci? 

Dacă factura este emisă pe numele tău, aceasta nu va putea fi înregistrată la cheltuieli. Te rugăm să discuți cu furnizorul, pentru a-ți putea emite factura cu datele PFA. Încarcă, apoi, documentul cu datele PFA.

 

 

Trebuie factura pe PFA pentru bonul fiscal/chitanța/OP

Sunt mai multe situații în care poți întâlni acest motiv: 

• Am încărcat doar un extras de cont: extrasul de cont reprezintă dovada plății, dar nu conține informații necesare pentru a justifica cheltuiala. 
• Am încărcat doar o chitanță de cont: chitanța reprezintă dovada plății, dar nu conține informații necesare pentru a justifica cheltuiala. 
• Bonul fiscal depășește 100 de euro: pentru cheltuielile mai mari de 100 de euro, bonul fiscal nu mai este suficient pentru deducere. 

 

Ce trebuie să faci? 

Solicită o factură cu datele PFA de la furnizorul tău și încarc-o în contul SOLO. 

 

 

Nu este document fiscal

Cheltuielile trebuie întotdeauna justificate cu un document fiscal (factură, bon). Nu pot fi înregistrate în contabilitate documente precum: 

• confirmări de comandă/plată 
• bonuri nefiscale
• chitanțe POS
• screenshots din email/aplicații

 

Ce trebuie să faci? 

Solicită o factură cu datele PFA de la furnizorul tău și încarc-o în contul SOLO. 

 

 

Nedeductibilă cu activitatea PFA-ului 

Pentru a fi deductibile cu activitatea PFA-ului, cheltuielile trebuie să fie efectuate în scopul de a genera mai mult profit pentru PFA-ul tău. Cheltuielile cotidiene, precum hainele, mâncarea, băuturile, călătoriile cu scop de recreere, vizitele medicale, medicamentele, etc. nu pot fi deduse pe PFA-ul tău. 

Alte exemple de cheltuieli nedeductibile: 

• asigurări de viață 
• amenzi
• impozit 

 

Ce trebuie să faci? 

Uneori, anumite cheltuieli pot părea nedeductibile la prima vedere, dar contextul activității tale poate schimba lucrurile. Dacă o cheltuială te-a ajutat să îți crești veniturile pe PFA, scrie-ne la han@solo.ro și spune-ne cum a fost utilă. Analizăm fiecare caz în parte, iar mai multe detalii ne pot ajuta să găsim cea mai bună soluție pentru tine.

De exemplu, mâncarea nu este, în mod normal, deductibilă pentru activitățile de creare de conținut online. Dar dacă ai un blog culinar și creezi tutoriale pentru diverse rețete, ingredientele folosite pentru conținut pot fi deductibile. În schimb, cele pentru consum propriu nu vor fi incluse.

 

 

Nedeductibilă pentru sediul social

Cheltuielile cu spațiul de lucru pot fi deduse doar dacă ai activitatea declarată fie la sediu, fie la punctul de lucru. Pentru a justifica această deducere:

• Dacă ai un PFA, este necesar un Certificat Constatator care menționează că activitatea se desfășoară la sediu sau la punctul de lucru.
• Dacă ai un PFI (de exemplu, ești medic), trebuie să ai un cabinet autorizat de Colegiul Medicilor.

Înainte de a lua o decizie, ține cont că declararea unui spațiu pentru activitate economică poate duce la o creștere a impozitului pe imobil. Pentru a înțelege exact impactul, discută cu cei de la Direcția Generală de Impozite și Taxe Locale.

 

Ce trebuie să faci? 

Dacă ai activitatea declarată în spațiul în care lucrezi, trimite-ne documenele justificative pe email, la han@solo.ro, iar noi îți vom înregistra cheltuiala.  

 

 

Nu se vede data achiziției

Acest motiv este cel mai des întâlnit când este încărcată o poză cu un bon, care nu cuprinde și data achiziției. Pentru a înregistra corect în contabilitate o cheltuială, această informație este obligatorie. 

 

Ce trebuie să faci? 

Dacă ai întâmpinat această situație, verifică bonul și, dacă data lipsește sau este ilizibilă, încarcă o poză cu documentul complet. 

 

 

Document duplicat, a mai fost încărcat o dată

Dacă întâlnești acest motiv de nevalidare, înseamnă că această cheltuială a fost deja înregistrată, dar a fost încărcată de mai multe ori. O poți găsi deja la cheltuieli. 

 

Ce trebuie să faci? 

Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul din listă. 

 

 

Te rog încarcă și polița de asigurare sau contractul

Pentru anumite cheltuieli, de exemplu asigurările (malpraxis, sănătate etc.) sau pensiile private, avem nevoie atât de poliță/contract de aderare, cât și de dovada de plată.

 

Ce trebuie să faci? 

Dacă ai încărcat dovada plății unei asigurări/pensii private, asigură-te că încarci și polița de asigurare, respectiv contractul de aderare. 

 

 

Te rog încarcă și dovada de plată

Pentru anumite cheltuieli, de exemplu asigurările (malpraxis, sănătate etc.) sau pensiile private, avem nevoie atât de poliță/contract de aderare, cât și de dovada de plată.

 

Ce trebuie să faci? 

Dacă ai încărcat polița pentru o asigurare, ori contractul de aderare pentru a deduce pensia privată, te rugăm să încarci și dovada plății. 

 

 

Te rog dă-ne mai multe detalii despre serviciu/produs

Adesea, dintr-o singură privire asupra unei facturi nu este ușor să ne dăm seama ce produs ori serviciu a fost achiziționat. Fără să știm acest lucru, nu ne putem da seama dacă această cheltuială este deductibilă, care este procentul de deductibilitate ori categoria în care trebuie înregistrată cheltuiala. 

 

Ce trebuie să faci? 

Trimite-ne un email la han@solo.ro, în care să ne scrii ce ai achiziționat și cum te ajută în activitatea PFA. Dacă factura menționează un contract, un deviz sau o anexă, va fi necesar să ne trimiți și aceste documente. 

 

 

Vom procesa în curând echivalentul din e-Factura

De la 1 iulie 2024, pentru a deduce cheltuielile de la furnizori din România, nu mai este suficient doar să primești factura fizic. Aceasta trebuie obligatoriu să ajungă și în SPV-ul tău. 

În aceste situații, vom prelua automat facturile din SPV-ul PFA-ului tău și le vom înregistra la câteva zile după primire. Deci, nu mai este nevoie să încarci la cheltuieli facturile primite de la furnizori din România. 

 

Ce trebuie să faci? 

Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul. Ne vom ocupa noi de tot. 

 

 

Cheltuială înregistrată prin sistemul e-Factura

De la 1 iulie 2024, pentru a deduce cheltuielile de la furnizori din România, nu mai este suficient doar să primești factura fizic. Aceasta trebuie obligatoriu să ajungă și în SPV-ul tău.

Primești acest motiv de nevalidare când cheltuiala încărcată a fost deja înregistrată în contul tău. O poți găsi la Cheltuieli. 

 

Ce trebuie să faci? 

Nu trebuie să faci nimic. Poți șterge documentul. 

 

 

Concluzie

Dacă o cheltuială a fost respinsă, cel mai probabil lipsește o informație esențială sau nu se încadrează în categoria cheltuielilor deductibile pentru PFA. Pentru a evita astfel de situații:

• Verifică documentele justificative înainte de a le încărca.
• Asigură-te că bonurile și facturile conțin toate elementele obligatorii (data, detaliile furnizorului, obiectul achiziției).
• Dacă ai îndoieli, scrie-ne la han@solo.ro pentru clarificări.