Facturezi clienți din UE sau din afara UE? Ce se schimbă pe factură

Ai un client nou, dintr-o altă țară, și nu știi cum să completezi factura. Pui TVA sau nu? Ai nevoie de un cod special? Trece factura asta prin e-Factura, ca la clienții din România? Răspunsul depinde de un singur lucru: unde are sediul clientul tău, într-un stat membru UE sau în afara Uniunii.

Ce contează e sediul clientului, nu moneda facturii

Poți emite factura în lei sau în valută (EUR, USD, GBP), asta nu schimbă regulile de TVA. Ce schimbă regulile e țara în care e înregistrat clientul: un stat membru UE sau o țară din afara Uniunii, SUA, UK, Elveția, Canada și tot restul.

Dacă facturezi un client din UE

Ca să colaborezi cu o firmă din alt stat UE, tranzacția trebuie să treacă prin sistemul VIES (VAT Information Exchange System) — sistemul prin care statele UE își verifică reciproc tranzacțiile intracomunitare. Ca să poți factura cu 0% TVA către clientul tău din UE, ai nevoie de un cod de TVA intracomunitar, cunoscut și ca cod VIES. E un cod separat de CUI-ul tău obișnuit, folosit exclusiv pentru tranzacții cu parteneri din statele membre UE.

Pe factură, în loc de CUI, treci codul VIES — atât la datele tale, cât și la datele clientului. Cu codul VIES activ, facturezi cu 0% TVA, iar SOLO depune lunar, în locul tău, declarația 390 (recapitulativă pentru tranzacții intracomunitare).

Fără codul VIES nu poți emite legal o factură cu 0% TVA către un client din UE. Dacă nu îl ai încă, poți citi ce face codul de TVA intracomunitar și cum îl obții, iar SOLO se ocupă de depunerea declarației prin care îl obții.

Dacă facturezi un client din afara UE

Codul VIES nu mai intervine aici. E un mecanism strict european, legat de declarația 390 și de raportarea intracomunitară. Pentru un client din SUA, UK sau orice altă țară din afara UE, nu ai nevoie de el.

Dacă lucrezi prin platforme internaționale, totuși, ai nevoie de acest cod VIES chiar dacă platforma nu este din UE. Câteva exemple de astfel de platforme: 

• platformele de freelancing, precum Upwork, Fiverr etc. 
• platformele de ridesharing, precum Bolt, Uber etc. 
• platforme de meditații, precum Preply etc.

În această situație, platformele încasează un comision de la tine, pentru intermedierea serviciilor. Acest comision plătit către platforme reprezintă o cheltuială internațională și trebuie depus D301.

De ce factura asta nu trece prin e-Factura

e-Factura, sistemul prin care facturile către clienți din România ajung automat la ANAF, e obligatorie doar pentru facturile către persoane fizice sau juridice cu sediul în România. O factură către un client din UE sau din afara UE nu trebuie transmisă prin acest sistem, indiferent de țara lui.

Ce trebuie să conțină factura, indiferent de țara clientului

Factura are nevoie de descrierea serviciului prestat, sumă (în lei sau în valută), data emiterii și TVA-ul corect: 0% dacă ai cod VIES pentru un client UE, tratamentul corespunzător pentru extra-UE descris mai sus. Poți vedea pas cu pas cum emiți o factură din contul SOLO, inclusiv cum adaugi un client nou din altă țară.

Termenul de emitere rămâne același ca pentru orice factură: dacă ai încasat banii, emiți factura în 15 zile de la încasare; dacă nu i-ai încasat încă, emiți până pe 15 ale lunii următoare prestării serviciului.

Plafonul de TVA

Pe scurt

Diferența dintre UE și extra-UE se reduce la un singur lucru: codul VIES. Ai nevoie de el pentru clienți din UE, nu și pentru cei din afara Uniunii. În rest, factura arată la fel: aceleași date obligatorii, același termen de emitere, aceeași scutire de la e-Factura pentru orice client din afara României. Dacă un caz nu se încadrează clar în ce ai citit mai sus, scrie-ne și te ajutăm să-l lămurești.