e-Factura și cheltuielile deductibile

Cuprins:

Din 2024, sistemul e-Factura este canalul principal prin care ANAF monitorizează tranzacțiile. Pentru un PFA în sistem real, acest lucru schimbă modul în care documentele ajung în contabilitate și cum se justifică deductibilitatea cheltuielilor.

Ce facturi primești în SPV și ce nu

Începând cu anul 2024 pentru facturile B2B, respectiv 2025 pentru cele B2c, regula este generalizată pentru aproape toate tipurile de tranzacții din România.

• Facturi B2B (Business-to-Business): Toate facturile emise de tine către clienți români sau de furnizori români către PFA-ul tău trebuie să apară în SPV. Acesta este singurul document original acceptat de ANAF pentru deducerea cheltuielilor. 

• Facturi B2C (Business-to-Consumer): Din 2025/2026, și facturile emise către persoane fizice (identificate prin CNP) trec prin SPV.

• Ce NU primești în SPV:

  • Bonurile fiscale: Acestea rămân documente fizice și nu se transmit în sistemul e-Factura (cu excepția cazului în care s-a emis și o factură pe baza lor).

  • Facturi din străinătate: Achizițiile de la furnizori externi (ex: abonamente software, echipamente din UE sau non-UE) nu trec prin SPV-ul românesc.

  • Chitanțe și contracte: Documentele care nu sunt facturi (ex: contracte de chirie cu persoane fizice) rămân în format tradițional. 

Notă: În SOLO, facturile emise de către furnizori din România se vor procesa doar din SPV. Deoarece nu mai sunt valide și pentru a evita dublarea accidentală a cheltuielii, echivalentul în format fizic va fi respins. 

Ce cheltuieli trebuie încărcate manual în SOLO

Deși SOLO preia automat multe date, există documente care necesită încărcare manuală în secțiunea „Cheltuieli” din aplicație:

• Bonurile de benzină sau consumabile: Deoarece nu sunt în e-Factura, trebuie fotografiate și urcate în aplicație pentru a fi procesate.
  Notă: pentru bonurile fiscale mai mari de 100 de euro, trebuie solicitată (și primită prin SPV) factura fiscală

• Facturi externe: Orice factură emisă de un furnizor care nu are sediul în România (ex: Adobe, Google, Amazon).

• Dovada plății: În situațiile în care o cerem în mod specific. 

În cât timp preluăm documentele din SPV

SOLO se conectează la SPV și preia documentele periodic.

• Termen legal de transmitere: Furnizorii au obligația să transmită facturile în SPV în termen de 5 zile lucrătoare.

• Sincronizarea SOLO: Aplicația verifică și importă facturile noi imediat ce acestea sunt disponibile în sistemul ANAF.

• Vizibilitate: Putem vedea cheltuielile din SPV-ul tău cu până la 60 de zile în urmă. Cheltuielile mai vechi de 60 de zile nu mai pot fi vizualizate, dacă nu au fost deja salvate. 

• Procesare: După import, procesarea documentelor poate dura până la 30 de zile, în funcție de complexitatea fluxului și documentele necesare.  

e-Factura simplifică procesul de colectare a documentelor, dar nu îl automatizează complet. Deși majoritatea facturilor de la furnizori români ajung direct în SOLO prin SPV, rămâne responsabilitatea ta să încarci bonurile fiscale, facturile externe și dovezile de plată. Verifică periodic secțiunea de cheltuieli din aplicație pentru a te asigura că toate deducerile sunt aplicate corect și la timp.