Cum adaug cheltuieli? – Informatii Utile - SOLO

Cuprins:

Gestionarea eficientă a cheltuielilor este esențială pentru orice PFA. Aplicația SOLO simplifică acest proces, permițându-ți să înregistrezi rapid și ușor cheltuielile direct de pe dispozitivul pe care îl ai la îndemână. În acest articol, îți vom arăta pașii necesari pentru a adăuga cheltuieli în SOLO și cum să ne asigurăm că acestea sunt corect înregistrate pentru o contabilitate fără griji.

Unde adaug cheltuielile?

Poți adăuga cheltuielile fie din Dashboard-ul SOLO, fie din pagina de cheltuieli. Formatele pe care le acceptăm sunt JPG și PDF.

Ce documente trebuie să încarc?

În funcție de situație, poți fi mai multe cerințe pentru a putea deduce cheltuielile tale. Pentru majoritatea cheltuielilor, este suficient să ai bonul emis pe PFA (trebuie să aibă CUI-ul pe el), ori factura emisă cu datele PFA. Ține cont că pentru cheltuielile ce depășesc 100 de euro, bonul nu mai este suficient și este necesar să soliciți o factură.

Există câteva excepții:

Asigurări (sănătate, malpraxis, profesională etc.): vei avea nevoie atât de polița de asigurare, cât și de dovada plății. Este recomandat ca asigurarea să fie făcută pe numele PFA.
RCA/CASCO: este necesară polița de asigurare emisă pe PFA și dovada plății. Dacă mașina este închiriată, va fi necesar și contractul de închiriere semnat pe PFA, în care se specifică în mod expres obligativitatea plății asigurărilor.
Pensie facultativă: actul de aderare/contractul și dovada contribuțiilor. Este recomandat să semnezi contractul pe PFA.
Leasing/credit PFA: contractul de credit semnat în numele PFA, factura de achiziție, facturile pentru fiecare rată.
Chirie mașină: contract de închiriere semnat pe PFA și facturi sau dovezi de plată
Chirie sediu/punct de lucru: contract de închiriere, dovadă de plată, dovada declarării activității la sediu/punct de lucru
Utilități sediu/punct de lucru: facturi utilități, dovada declarării activității la sediu/punct de lucru
Servicii conform contract/anexă: atât factura, cât și contractul, devizul, ori factura menționate

Cum funcționează procesarea documentelor de cheltuieli în SOLO?

Încărcarea documentelor: După efectuarea unei cheltuieli, poți încărca documentul justificativ (factură, bon fiscal) în aplicația SOLO prin simpla fotografiere sau prin importarea unui fișier existent.
Verificarea și validarea: Echipa SOLO analizează documentul încărcat pentru a se asigura că acesta este complet și corect. Acest proces poate dura câteva zile, în funcție de volumul de documente și de complexitatea lor.
Avem grijă de PFA-ul tău ca și când al fi al nostru. Nu vom înregistra în contabilitate cheltuieli ce au riscul de a fi considerate nedeductibile, în viitor.
Înregistrarea în contabilitate: După validare, cheltuiala este înregistrată în evidențele contabile ale PFA-ului tău, contribuind la calculul corect al taxelor și impozitelor datorate.

Documentele ce nu pot fi validate sunt trimise înapoi către tine spre revizuire. Poți citi în acest articol despre motivele de nevalidare și ce poți face în fiecare caz.

Recomandări pentru o procesare eficientă

Încărcare promptă: Pentru a evita întârzierile și pentru a menține o evidență actualizată, este recomandat să încarci documentele de cheltuieli imediat după efectuarea lor.
Documente clare și lizibile: Asigură-te că fotografiile sau scanările documentelor sunt de bună calitate, cu toate informațiile esențiale vizibile și lizibile.
Claritate și transparență a cheltuielilor: Asigură-te că informațiile din documentele încărcate sunt suficiente pentru procesare. În caz contrar, poți oricând adăuga documente suplimentare.
Monitorizarea statusului: Verifică periodic aplicația pentru a urmări statusul documentelor încărcate și pentru a identifica eventualele solicitări de clarificare din partea echipei SOLO.
Comunicare activă cu echipa de support: Pentru cheltuielile din zona gri, comunicarea activă și deschisă cu echipa noastră de support este necesară pentru a asigura eficiența înregistrării documentelor.

Concluzie

Procesarea eficientă a documentelor de cheltuieli în SOLO este esențială pentru o contabilitate precisă și pentru respectarea obligațiilor fiscale. Prin încărcarea promptă și corectă a documentelor și prin comunicarea activă cu echipa de suport, poți asigura o gestionare fără probleme a cheltuielilor PFA-ului tău.