RO e-Factura: întrebări frecvente

Cuprins:

Ce este e-Factura? 

Factura clasică tipărită a fost înlocuită în 2024 de o factură în format electronic. Astfel, toate facturile emise către persoane juridice (PFA, PFI, instituții publice și SRL) sau persoane fizice din România sunt transmise electronic în sistemul ANAF. O factură nu va fi considerată validă decât atunci când a fost transmisă cu succes către ANAF.

Scopul principal al acestei inițiative este îmbunătățirea colectării taxelor, combaterea evaziunii fiscale și alinierea la practicile din alte state europene.

Când este necesară e-Factura?

Orice factură asociată unei colaborări cu o persoană fizică sau companie din România, fie PFA, PFI, SRL, II, IF, ONG, instituție publică, trebuie transmisă ca e-Factură.

Pentru ce tranzacții nu este nevoie de e-Factura? 

PFA, PFI, și SRL-urile care emit facturi către clienți care au sediul în afara României nu trebuie să transmită factura în sistemul e-Factura.

Ce trebuie să fac pentru a folosi sistemul e-Factura? 

Pentru a transmite e-Factura, este necesar ca SOLO să fie conectat la SPV-ul tău de persoană juridică (nu cel deschis pe CNP).

SOLO obține acces pentru clienți folosind procura notarială, astfel în acest caz tu nu trebuie decât să începi să emiți facturi din contul tău SOLO, iar noi le vom transmite automat. Poți verifica în contul tău SOLO, în secțiunea Dashboard, dacă SOLO a obținut dreptul de a se conecta la SPV-ul tău.

Dacă SOLO nu a obținut dreptul de a se conecta la SPV-ul tău (cererea noastră a fost respinsă de ANAF), va trebui să îți achiziționezi semnătura electronică și să deschizi un SPV de persoană juridică. Te vom anunța dacă te afli în această situație.

Care este termenul de transmitere e-Factura?

Orice factură emisă către o persoană fizică, PFA, PFI, o instituție publică sau o companie din România trebuie transmisă ca e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii. SOLO va face acest lucru automat pentru toți clienții. Vei putea verifica starea de transmitere a e-Facturilor în contul tău, în secțiunea Facturi.

SOLO nu transmite automat facturile pentru clienții care incarca documente din softuri externe - după procesarea documentelor încărcate, de catre SOLO, se vor putea transmite manual aceste facturi in SPV, prin intermediul platformei.

Ce se întâmplă daca nu transmit e-Factura?

ANAF poate amenda companiile care nu transmit e-Facturi. Sunt doua tipuri de amenzi, pentru:
- transmiterea intarziata(>5 zile), amenda intre 1.000 si 2.500 lei pe o luna calendaristica, indiferent de cate intarzieri sunt (aceasta sanctiune nu se va aplica si cumparatorului).
- netransmitere, amenda este de 15% din valoarea facturii, atât pentru furnizor, cat și pentru cumparator, dacă acesta o înregistrează în contabilitate, fără sa fi trecut prin SPV.

Pentru a evita transmiterea întârziată a e-Facturii, te rugăm să emiți toate facturile din SOLO.

Ce trebuie să fac dacă am emis o factura din alt soft?

Va trebui să încarci în SOLO toate facturile emise din alt soft. Dacă clientul pentru care ai emis factura este din România (persoană fizică, PFA, PFI sau SRL), vei avea opțiunea de a alege să transmitem factura prin e-Factura. 

Pentru facturile emise din altă aplicație, nu putem garanta trimiterea în termenul legal de 5 zile către ANAF. Recomandăm emiterea facturilor direct din SOLO, pentru a putea beneficia de transmitere rapidă și automată.

Este nevoie de procură pentru ca SOLO să se contecteze la e-Factura?

Da, SOLO folosește unul dintre exemplarele de procură pe care le cerem pentru a se conecta la SPV-ul tău.

Ce este SPV-Ul de persoană juridică (SPV pe CUI)?

Spațiul Privat Virtual este o platformă online unde comunici cu ANAF. Există două tipuri de SPV, de persoană fizică și de persoană juridică, acesta din urmă fiind cunoscut și sub numele de SPV pe CUI. Pentru a transmite/receptiona e-Facturi este nevoie de acces la SPV-ul de persoană juridică (fie din partea SOLO, fie prin autorizarea din partea ta).

Care sunt pașii de deschidere SPV de persoană juridică (SPV pe CUI)?

Poți afla detalii complete despre pașii de deschidere ai SPV-ului pe CUI, în acest articol. 

Am deja SPV, va crea SOLO un cont separat de e-Factura?

Da, SOLO va încerca să obțină separat acces în SPV-ul tău de persoană juridică pentru că ne va fi mai ușor în viitor să gestionăm e-Facturile direct din sistemul nostru. Acest lucru nu va împiedica accesul tău la propriul SPV.

Îmi poate oferi SOLO detaliile pentru a mă autentifica în SPV-ul meu?

SOLO nu are acces la detaliile contului tău de SPV (parolă si utilizator). SOLO are acces printr-o conexiune informatică doar la e-Facturile care se regăsesc în SPV-ul tău de persoană juridică.

Este nevoie încarc cheltuielile din SPV în SOLO?

Nu este nevoie încarci manual cheltuielile de la companiile din România. SOLO va descărca automat toate cheltuielile din SPV, înregistrate în e-Factura, pe care le vei putea vizualiza ca și fișiere PDF în cont.

Cheltuielile care au ca dovadă de plată bonul sau facturile de la furnizorii străini nu se găsesc în sistemul e-Factura. Astfel, va trebui să le încărcați ca și până acum în SOLO, cu o simplă poză sau un fișier PDF.

SOLO descarca activ facturile de cheltuieli din SPV, cu 60 de zile înainte de înrolarea în e-Factura, de catre SOLO. 

Dacă vei trece cu contabilitatea la SOLO, va trebui să încarci manual toate documentele din trecut (facturi și cheltuieli).

Când pot factura? 

Dacă clientul tău este o entitate cu sediul în străinătate, poți factura imediat, deoarece nu este necesară e-Factura pentru acești clienți.

În cazul în care clientul tău este o persoană juridică (PFA, PFI sau SRL) sau persoană fizică din România poți factura doar dacă SOLO este conectat la SPV-ul tău de persoană juridică. In general, de la primirea procesul de înrolare durează 1-3 săptămâni. 

Pot emite o factură din trecut/viitor?

Pentru a respecta termenele legale de transmitere a e-facturii, SOLO limitează opțiunea de emitere a facturilor în trecut sau în viitor către persoane fizice și juridice din România (SRL, PFA, PFI și instituții publice).

Cum văd statusul de transmitere a facturii la ANAF?

Vei putea verifica starea de transmitere a e-facturii în contul tău, în secțiunea Facturi. De asemenea, poți vizualiza indexul de încărcare (un număr unic oferit de ANAF, prin care poți identifica factura) în sistemul ANAF, în detaliile facturii.

Cum pot șterge o factura?

In cazul in care factura a fost transmisa in e-Factura(SPV-ul pe CUI), singura posibilitate de a anula factura este sa fie emisa o factura storno, urmand sa se emita factura corecta pentru clientul respectiv.
In cazul in care factura nu este transmisa in SPV-ul pe CUI, aceasta va putea fi stearsa din cont si poate fi emisa una corecta.

Cum pot modifica o factură? 

Dacă factura pe care o modifici a fost deja trimisă în e-Factura, aceasta nu mai poate fi modificată. Poți alege opțiunea de a o șterge, iar SOLO va genera automat o factură cu valoare negativă (storno), care va fi transmisă automat și în e-Factura. Apoi, poți emite factura cu datele corecte.

Sunt șofer BOLT mă poate ajuta SOLO cu transmiterea E-facturilor?

Da, SOLO va transmite automat toate facturile din SPV emise către persoane fizice si juridice din România.

Pentru a te încadra în termenul legal de 5 zile, va trebui să descarci CSV-ul BOLT si să-l încarci în SOLO la fiecare 5 zile. Setează apoi din Profil -> E-factura transmiterea cât mai repede după emitere pentru a te încadra în termen.

Lucruri de stiut la inregistrarea PFA-ului la SOLO:

Dupa inregistrarea contului la SOLO, procesul de inrolare in SPV-ul pe CUI dureaza 1-3 saptamani, in functie de ANAF. In acest interval de timp, nu vei putea emite facturi catre persoane juridice de pe teritoriul Romaniei. SOLO isi asuma corectitudinea pentru contabilitatea ta si ne dorim sa evitam anumite repercursiuni, care pot aparea in urma emiterii facturilor care nu se transmit in SPV-ul pe CUI.

Modulul de e-Factura este disponibil pentru PFA-urile din platforma SOLO. Acesta contine:
- inrolare in SPV
- generare XML
- depunere si primire facturi XML

Totusi, ANAF-urile nu au o practica unitara, iar unele ne ingreuneaza incercarile de inrolare in SPV. Daca nu vom reusi sa te ajutam si cu inrolarea, te vom anunta si sprijini la fiecare pas de la achizitia semnaturii electronice, pana la deschiderea SPV-ului. Dupa deschidere, ne vom ocupa noi de generarea XML-urilor si depunerea lor prin sistemul nou.

Poti vedea statusul unei facturi in contul tau SOLO, in sectiunea "Facturi", in coloana dedicata "e-Factura".

Facturile incarcate din softuri externe vor fi mai intai procesate manual, de catre colegii mei, urmand sa poti alege incarcarea in SPV-ul pe CUI, direct din platforma SOLO, selectand factura si alegand optiunea "Incarca acum".
Facturile emise din SOLO se transmit automat in e-Factura, in termen de 48h.

Prin urmare, vei putea verifica in timp real daca o factura a fost, sau nu, transmisa in SPV-ul pe CUI si nu va trebui sa iti mai faci griji din acest punct de vedere.

Poti verifica status-ul inrolarii in SPV pentru PFA-ul tau chiar din contul tau SOLO, din Dashboard.